Polityka prywatności

Xylarovail (dalej „Xylarovail”, „my” lub „nas”) szanuje prywatność osób korzystających ze sklepu internetowego. Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych podczas korzystania ze sklepu internetowego, składania zamówień, kontaktowania się z nami oraz korzystania z funkcji dostępnych na stronie.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przekazujemy w sposób przejrzysty i zrozumiały, z uwzględnieniem wymogów wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz właściwych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący sklep internetowy działający pod marką Xylarovail.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: contact@xylarovail.com, telefonicznie pod numerem +1 (318) 362-7485 lub pisemnie na adres:

147 Valley Hill Dr, West Monroe, LA 71291, United States.

I. Kontakt z administratorem w sprawach ochrony danych może odbywać się w języku polskim lub angielskim, w zależności od charakteru zapytania i możliwości jego obsługi.

II. Jeżeli dla danego zakresu przetwarzania został wyznaczony inspektor ochrony danych lub inna osoba odpowiedzialna za kwestie ochrony danych, jej dane kontaktowe będą udostępniane użytkownikom w odpowiednim zakresie.

III. W przypadku gdy na podstawie art. 27 RODO wymagane jest wyznaczenie przedstawiciela administratora na terytorium Unii Europejskiej, odpowiednie informacje dotyczące przedstawiciela powinny zostać udostępnione w niniejszej Polityce prywatności lub w innym łatwo dostępnym miejscu na stronie.

2. Zakres i źródła danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego oraz czynnościami podejmowanymi przez użytkownika.

I. Podczas składania zamówienia możemy przetwarzać w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, informacje dotyczące zamówienia oraz informacje niezbędne do jego realizacji.

II. Podczas kontaktu z nami możemy przetwarzać dane podane przez użytkownika w wiadomości, formularzu kontaktowym, korespondencji elektronicznej lub podczas rozmowy telefonicznej.

III. W związku z obsługą płatności mogą być przetwarzane informacje związane z transakcją. Dane dotyczące instrumentów płatniczych mogą być przetwarzane bezpośrednio przez właściwego operatora płatności, zgodnie z jego zasadami i zakresem świadczonej usługi.

IV. Podczas korzystania ze strony mogą być gromadzone dane techniczne, takie jak informacje dotyczące urządzenia, przeglądarki, systemu operacyjnego, adresu IP, parametrów połączenia oraz sposobu korzystania ze strony, w zakresie wynikającym z zastosowanych technologii.

V. Jeżeli użytkownik dobrowolnie zapisze się do newslettera lub wyrazi zgodę na określoną formę komunikacji marketingowej, możemy przetwarzać dane niezbędne do realizacji tego celu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie odpowiednim do konkretnego celu oraz na podstawie właściwej podstawy prawnej przewidzianej przez RODO.

I. Realizacja zamówienia i wykonanie umowy – dane mogą być przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, potwierdzenia jego szczegółów, przygotowania produktu, organizacji dostawy, obsługi płatności, kontaktu dotyczącego zamówienia oraz realizacji innych czynności związanych z wykonaniem umowy.

II. Wypełnienie obowiązków prawnych – dane mogą być przetwarzane w zakresie wymaganym przez przepisy dotyczące między innymi rachunkowości, podatków, dokumentacji sprzedaży, rozliczeń oraz obowiązków związanych z obsługą konsumentów.

III. Uzasadniony interes administratora – w określonych sytuacjach dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa sklepu, ochrony przed nadużyciami, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, obsługi zapytań, poprawy funkcjonowania sklepu oraz zabezpieczenia systemów informatycznych, o ile interesy te nie są nadrzędne wobec praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

IV. Zgoda – jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, dane będą wykorzystywane w zakresie wynikającym z udzielonej zgody. Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

V. Marketing bezpośredni – jeżeli podstawą prawną konkretnego działania marketingowego jest uzasadniony interes, użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Jeżeli wymagane jest uzyskanie zgody, komunikacja marketingowa będzie prowadzona po jej uzyskaniu.

4. Dane dotyczące zamówień, płatności i dostawy

Dane przekazane podczas składania zamówienia wykorzystujemy przede wszystkim w celu prawidłowej realizacji zakupu.

I. Dane mogą być wykorzystywane do przyjęcia i potwierdzenia zamówienia, przygotowania przesyłki, organizacji dostawy oraz przekazywania informacji dotyczących statusu zamówienia.

II. W zakresie koniecznym do realizacji płatności dane mogą być przekazywane odpowiednim operatorom płatności lub instytucjom uczestniczącym w realizacji transakcji.

III. W zakresie koniecznym do dostarczenia zamówienia dane mogą być przekazywane przewoźnikom lub podmiotom uczestniczącym w realizacji dostawy.

IV. Zakres przekazywanych danych powinien być ograniczony do informacji niezbędnych do wykonania konkretnej czynności.

Szczegółowe informacje dotyczące dostawy znajdują się na stronie Polityka wysyłki.

Informacje dotyczące płatności znajdują się na stronie Polityka płatności.

Informacje dotyczące anulowania zamówień znajdują się na stronie Polityka anulowania zamówień.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, które pomagają nam prowadzić sklep internetowy i realizować związane z nim obowiązki.

I. Dostawcom usług informatycznych i hostingowych, w zakresie niezbędnym do utrzymania i zabezpieczenia sklepu internetowego.

II. Operatorom płatności i podmiotom uczestniczącym w obsłudze transakcji, w zakresie niezbędnym do realizacji płatności.

III. Przewoźnikom i podmiotom logistycznym, w zakresie niezbędnym do przygotowania i dostarczenia zamówienia.

IV. Dostawcom usług związanych z obsługą klienta, komunikacją elektroniczną lub bezpieczeństwem systemów, jeżeli ich udział jest konieczny do realizacji określonego celu.

V. Organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu mogą przetwarzać je wyłącznie w zakresie odpowiednim do powierzonego zadania i zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi ochrony danych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z organizacją działalności sklepu internetowego dane osobowe mogą być przetwarzane przez podmioty znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, jeżeli jest to związane z wykorzystywanymi usługami lub organizacją działalności.

I. W przypadku przekazywania danych do państwa, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych, transfer może odbywać się na podstawie takiej decyzji.

II. Japonia jest objęta decyzją Komisji Europejskiej dotyczącą odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, co umożliwia przekazywanie danych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do Japonii na zasadach przewidzianych w tej decyzji.

III. W przypadku przekazywania danych do innych państw trzecich stosujemy odpowiedni mechanizm transferu wymagany przez RODO, jeżeli taki mechanizm jest konieczny.

IV. Użytkownik może uzyskać dodatkowe informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z nami pod adresem contact@xylarovail.com.

7. Pliki cookies i podobne technologie

Sklep internetowy może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania ustawień, zapewnienia bezpieczeństwa oraz, jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, realizacji dodatkowych funkcji.

I. Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane w zakresie koniecznym do zapewnienia prawidłowego działania sklepu, obsługi sesji, bezpieczeństwa oraz podstawowych funkcji strony.

II. Cookies wymagające zgody są wykorzystywane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

III. Użytkownik powinien mieć możliwość wyboru odpowiednich kategorii cookies oraz zmiany lub wycofania udzielonej zgody.

IV. Sama dalsza obecność użytkownika na stronie nie jest traktowana jako aktywna zgoda na technologie, dla których wymagane jest uprzednie uzyskanie zgody.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych technologii, kategorii cookies, celów ich wykorzystywania oraz możliwości zmiany ustawień znajdują się w Polityka dotycząca plików cookies.

8. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli na stronie dostępna jest możliwość zapisania się do newslettera, przetwarzanie danych w tym celu odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz komunikacji elektronicznej.

I. Zapisanie się do newslettera wymaga podania danych niezbędnych do realizacji tej usługi.

II. Jeżeli dla danej formy komunikacji wymagane jest uzyskanie zgody, zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie.

III. Użytkownik może zrezygnować z otrzymywania newslettera lub komunikacji marketingowej poprzez dostępny mechanizm rezygnacji albo kontaktując się z nami.

IV. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres odpowiedni do celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

I. Dane związane z zamówieniem są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, obsługi zamówienia oraz rozpatrywania związanych z nim zgłoszeń i roszczeń.

II. Dane, których przechowywanie jest wymagane przez przepisy podatkowe, rachunkowe lub inne przepisy prawa, mogą być przechowywane przez okres wynikający z tych przepisów.

III. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub ustania celu, dla którego zostały zebrane, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione inną podstawą prawną.

IV. Dane związane z bezpieczeństwem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami mogą być przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tych celów.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub poddawane innym działaniom zgodnym z obowiązującymi przepisami.

10. Bezpieczeństwo danych

Podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub innym niezgodnym z prawem wykorzystaniem.

I. Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób lub podmiotów, które potrzebują go do realizacji określonych obowiązków.

II. Stosowane rozwiązania techniczne i organizacyjne są dobierane z uwzględnieniem charakteru, zakresu i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

III. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych podejmujemy działania wymagane przez obowiązujące przepisy, w tym ocenę obowiązku zawiadomienia właściwego organu nadzorczego lub osoby, której dane dotyczą.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych przez obowiązujące przepisy.

I. Prawo dostępu – uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz dostępu do danych i informacji dotyczących ich przetwarzania.

II. Prawo do sprostowania – żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

III. Prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO.

IV. Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych w RODO.

V. Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie, jeżeli prawo to ma zastosowanie.

VI. Prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie, a w przypadkach przewidzianych prawem także wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego.

VII. Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może wycofać ją w dowolnym momencie.

VIII. Prawo do niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeżeli taka decyzja wywołuje wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa i spełnione są warunki określone w RODO.

Zakres poszczególnych praw może zależeć od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przetwarzania. UODO wskazuje również, że realizacja praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub prawa krajowego.

12. Sposób realizacji praw

W celu skorzystania z praw związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem contact@xylarovail.com.

I. Wniosek powinien w miarę możliwości wskazywać, jakiego prawa dotyczy oraz jakiego działania oczekuje osoba składająca wniosek.

II. W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek, szczególnie jeżeli jest to konieczne do ochrony danych przed udostępnieniem osobie nieuprawnionej.

III. Na żądania dotyczące praw wynikających z RODO odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwzględnieniem obowiązku poinformowania osoby składającej żądanie.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie wykorzystujemy danych osobowych do podejmowania decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają, chyba że takie przetwarzanie będzie prowadzone na podstawie i zgodnie z warunkami określonymi w RODO.

I. Nie należy traktować zwykłego wykorzystania danych technicznych, statystycznych lub cookies jako automatycznego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

II. Jeżeli w przyszłości zostanie wprowadzony mechanizm obejmujący profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji wymagające dodatkowej informacji, odpowiednie informacje zostaną udostępnione użytkownikom zgodnie z obowiązującymi przepisami.

14. Dane dzieci

Sklep internetowy nie jest przeznaczony do świadomego pozyskiwania danych dzieci w zakresie, w którym takie przetwarzanie wymaga szczególnych warunków prawnych.

I. Nie prosimy o przekazywanie danych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu.

II. Jeżeli otrzymamy informację wskazującą, że dane zostały przekazane bez wymaganej podstawy prawnej, podejmiemy odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

15. Zasada minimalizacji danych

Przetwarzamy dane osobowe w zakresie adekwatnym, stosownym i ograniczonym do tego, co jest niezbędne dla określonego celu.

I. Nie wymagamy podawania danych, które nie są potrzebne do wykonania konkretnej czynności.

II. Zakres danych może różnić się w zależności od tego, czy użytkownik dokonuje zakupu, kontaktuje się z nami, korzysta z określonej funkcji strony czy korzysta z innych dostępnych usług.

III. Użytkownik powinien przekazywać dane prawidłowe i aktualne w zakresie, w jakim są one potrzebne do realizacji danego celu.

16. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). UODO wskazuje, że przed wniesieniem skargi warto w pierwszej kolejności zwrócić się bezpośrednio do administratora danych.

I. Skorzystanie z prawa do złożenia skargi nie ogranicza innych praw przysługujących osobie, której dane dotyczą.

II. Użytkownik może w pierwszej kolejności skontaktować się z nami w celu wyjaśnienia sprawy lub realizacji przysługującego mu prawa.

17. Powiązane informacje dotyczące sklepu

Informacje dotyczące przetwarzania danych należy czytać łącznie z pozostałymi dokumentami dostępnymi w sklepie internetowym.

I. Informacje dotyczące dostawy znajdują się w Polityka wysyłki.

II. Informacje dotyczące zwrotów i refundacji znajdują się w Polityka zwrotów i refundacji.

III. Informacje dotyczące anulowania zamówień znajdują się w Polityka anulowania zamówień.

IV. Zasady sprzedaży i korzystania ze sklepu znajdują się w Ogólne warunki sprzedaży.

V. Informacje dotyczące plików cookies znajdują się w Polityka dotycząca plików cookies.

VI. Informacje dotyczące prawa odstąpienia od umowy znajdują się w Prawo odstąpienia.

VII. Informacje dotyczące płatności znajdują się w Polityka płatności.

VIII. Informacje prawne dotyczące sklepu znajdują się w Nota prawna.

IX. Informacje o działalności sklepu i marce znajdują się w O nas.

X. Dane kontaktowe i dostępne sposoby kontaktu znajdują się w Kontakt.

18. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących prywatności, danych osobowych, cookies, wycofania zgody lub realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z nami:

Adres kontaktowy: 147 Valley Hill Dr, West Monroe, LA 71291, United States

Telefon: +1 (318) 362-7485

Godziny otwarcia: poniedziałek – piątek, 9:00 – 18:00 (CET)

W sprawach związanych z ochroną danych zalecamy kontakt za pośrednictwem adresu e-mail contact@xylarovail.com.

W przypadku pytań dotyczących sposobu przetwarzania danych, zakresu danych, realizacji praw lub stosowanych technologii można skontaktować się z nami przed skierowaniem sprawy do właściwego organu nadzorczego.

W celu uzyskania pełnych informacji dotyczących zasad funkcjonowania sklepu należy zapoznać się również z odpowiednimi dokumentami dostępnymi na stronie, w szczególności Ogólne warunki sprzedaży, Polityka wysyłki, Polityka zwrotów i refundacji, Prawo odstąpienia, Polityka płatności oraz Polityka dotycząca plików cookies.